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公私共に会議が増えているHAYAです。イベント運営などプロジェクトチーム組んで進めることが多くなりました。
私なりに心がけている会議やミーティングの進め方をまとめてみます。
特に参考にしている記事は下記になります。
1.アジェンダ作成・事前予測
アジェンダ（会議における検討課題）を事前に共有しておくことは大事です。但しアジェンダ作って（確認して）満足している人も多い気がします。
作成者は予め議題ごとに優先順位と協議時間を割り振っておくと良いでしょう。
そして会議内でも協議者を厳選しておくことも重要です。（誰と話す必要があるかまで）
空き時間や滞っている際を利用して必要な人とだけ話を詰めたりできます。
私はチェックボックスをつけて書き出したものに基づきアジェンダ作成しています。
プロジェクトやタスク管理ツールを活用すると良いでしょう。
私はOmniFocusを愛用しています。
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自分で取り仕切らない場合にも予め予測するクセをつけておくと。。。
自分自身がリーダーになった時にスムーズな進行できるようになります。
2.タイムマネージメント
会議は参加者全員の時間を使っている意識を持つことが大事です。
事前にタイムスケジュールを組んでおき会議中は議題ごとに時間を測りながら進めます。
結論がでなくも協議予定時間を過ぎたら次の議題へ移り後回しにしていきます。
終了時間（会議時間）は明確に決めておきましょう。
時間があるからといってダラダラ続く会議の生産性は高くありません。
昨今は「Skype」などWEB会議も多くなり「しながら会議」にも要注意です。
貸し会議室の利用もオススメです。
3.結論を下す
私的に会議のゴールは議題に対する結論を下すことだと考えています。
事前にアジェンダを作成・確認しているなら自分なりに結論は用意しておきましょう。
取り仕切る場合には各々の結論を聞き入れ協議の上で最終結論にまとめます。
意見を発しない人の多くは自信がないか責任を負いたくない人達です。
こちらで用意した案に賛同や承認だけしてもらいましょう。
私はブレーンストーミングを会議内でやる必要性をあまり感じません。
コラボレーションツールを利用して事前につめておきましょう。
下記で紹介されているツールは私もよく使っています。
4.議事録係はわける
取り仕切る役と議事録をまとめる役は分けます。
議事録係はアジェンダに基づき結論や経過、発言者を書き記していきます。
主に「いつまでに」「誰が」「何をする」が書いてあればOKです。
議事録はgoogledocsなどクラウドサービスを利用すればその場で共有可能です。
プロジェクターを利用しての会議であれば映しながら進行していくのも効果的です。
持ち運び用のコンパクトなプロジェクターもあると便利です。
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5.NEXTアクションを最終確認
会議の終わりにはアジェンダと議事録に沿って決議事項の最終確認を行ないます。
「いつまでに」「誰が」「何をするのか」はチェックしておきましょう。
特に期日は必ず決めるようにします。
参加者全員の前で確認をすることにより責任を持って取り組んでもらえます。
まとめ
参加者が各々で事前に準備をしている会議が一番効率的です。
そして決議の方法やルールも予め決めておくと良いでしょう。
会議やミーティングを円滑に進めるには事前準備が大事ということです。
最後に
会議内での複数意見を取り仕切る場合のコツとしては。。。
明確な代替え案のない意見は時に聞き流すことをオススメします。
そして何よりも「決断を下すこと」はリーダーとしての必須条件だと考えます。
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