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【連載企画01:まず最初にすること】主催してみよう!セミナーや勉強会・オフ会の上手なイベント運営方法


読了時間:約 2分31秒

Project
目下イベント運営で全国行脚中のHAYAです。

セミナーや勉強会、オフ会を立ち上げようと思いっ立ったら。。。

「最初に何から手をつけますか?」

  • 誰とやろうか?
  • 何をやろうか?
  • どのようにやろうか?

ここではまだ重要ではありません。

誰と一緒にやるか決まっている場合は前回紹介したツールで準備を整えます。

【連載企画】主催してみよう!セミナーや勉強会・オフ会の上手なイベント運営方法 | HAYA技
運営管理ツールの紹介



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一番最初に決めることは開催場所と日時

 

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私が真っ先に決めることは開催場所と日時です。

特に開催場所の空き状況によって日時も左右されるので最優先事項は場所取りです。

候補地のサイトや問い合わせより希望する会場の空き状況を確認してください。


慣れれば集客も考えて1ヶ月前からでも開催準備できますが。。。

初めての場合(規模にもよる)は2〜3ヶ月後の開催日を目安に設定しましょう。

パートナーとやる場合には予定の調整が必要なのでいくつか候補日をあげて相談していきます。

※2ヶ月先の予定が埋まっている人はザラなのであまり気を使う必要ないでしょう。

例えば今だったら10月なので12月の1週目や2週目で計画してみます。


 

会場選びの基準

 

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目的によって会場の選びは変わってきます。

セミナーや勉強会の会場探しであればネット検索で「希望地域+貸し会議室」などで探しています。

当然、会場によって各種費用はピンきりなので運営としてしっかり検討します。

私自身が会場選びで判断している基準は下記の通りです。


交通の便(立地)


参加者や自分が迷わずに行きやすい場所

会場の広さ


集客数に応じて適正な広さを確保

使用条件


行う内容によっては使用できない会場が多々あります。

場合によっては区営や市営、公益法人の管轄では内容について説明が必要になります。

会場内での飲食持ち込みの条件(ケータリング含め)も要確認事項です。

各種費用


希望条件:日時や使用時間、その他諸々(備品含めた)によってかかる費用です。

参加費がある場合は何人以上の参加で損益分岐をペイできるのか検討します。

会場費用の払い込みは会場によって様々なので要確認事項です。

申し込みやキャンセル方法


条件にあった会場が見つかったら仮押さえ(場合によっては本申し込み)の方法を確認します。

合わせてキャンセル方法やキャンセル料についても確認しておきましょう。

その他


入室可能時間や退室時間は必ず確認しています。


 

会場申し込みで必要なこと

 

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会場によって電話で申し込み可能だったりFAXやメールで申し込み書を送ったり

場合によっては会場に一度足を運んで申し込みが必要だったりします。

  • 団体名
  • 責任者の氏名
  • 連絡先
この辺りは必ず聞かれますが。。。

初めての利用時などは軽い面談がある場合があります。

ざっくりといいので「どんなことをするのか?」「参加費はいくら頂くのか?」など

会場規定に沿って答えられるようにしておきましょう。


 

まとめ

 

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頭やネットで調べて吟味しているより電話などで問い合わせるのが手っ取り早いです。

行動が起こせないない人の多くは慎重に考え過ぎて勝手にできない解釈をしてしまっていることが多いです。

相談してみたら案外要望通りいけるものです。

如何わしい内容や超高額なセミナーでない限りは様々な会場に堂々と問い合わせてみましょう。

私の主催しているイベント「つながるカンファレンス」の情報は下記より

つながるカンファレンス
「いいね!」してください。



 

最後に

 

オフ会は「飲み会の幹事」という感じなのでお店選びと集客方法がポイントです。

食べログやぐるなびで探して問い合わせてみましょう。

各種集客方法については今後の連載をお待ちください。

【連載企画02:必要な物】主催してみよう!セミナーや勉強会・オフ会の上手なイベント運営方法 | HAYA技
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